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Facture électronique 2026 avec Zeendoc : l’accompagnement local Will-ip à Lyon

admin69 — Tue, 04 Nov 2025 08:26:21 +0000

À l’approche de 2026, la bascule vers la facturation électronique ne doit pas devenir un casse-tête. Chez Will-ip, intégrateur lyonnais, nous équipons les entreprises du Rhône avec Zeendoc, un logiciel de gestion documentaire simple, fiable et conforme. Vous gagnez du temps sur vos factures entreprise et sécurisez vos processus, sans lourdeur bureautique.

Du PDF facture électronique à l’archivage légal, Zeendoc trace chaque étape.

Pourquoi Zeendoc pour la facturation électronique 2026 ?

Zeendoc est un logiciel de facturation électronique et de gestion documentaire pensé pour les PME : capture des pièces, indexation intelligente, recherche rapide, circuits de validation et dépôt automatique. Dès aujourd’hui, vous préparez la connexion à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (Zeendoc PDP), tout en maîtrisant votre volumétrie et vos coûts. L’interface claire facilite l’adoption par les équipes comptables et les opérationnels.

Côté conformité, l’horodatage, l’archivage probant et la Zeendoc signature électronique sécurisent vos flux entrants/sortants. Les connecteurs simplifient l’export vers votre ERP ou votre logiciel de gestion, et les formats structurés (UBL/Factur-X) cohabitent avec vos PDF et vos pièces jointes.

Notre accompagnement local (Lyon, Rhône, ouest lyonnais)

Will-ip déploie Zeendoc au cœur du tissu lyonnais : audit des pratiques, paramétrage des circuits, formation des équipes, puis support de proximité. Nous parlons « terrain » : relances fournisseurs, validation multi-sites, classement automatique, gestion des doublons, contrôle TVA. L’objectif : une expérience simple pour vos utilisateurs et une facturation qui tourne, sans frictions.

Témoignages client

« Nous avons réduit le temps de traitement des factures de 40 % et sécurisé l’archivage. Le passage à la dématérialisation facture s’est fait en douceur. » — Responsable administratif, PME industrielle lyonnaise

« Entre Zeendoc mon compte et les circuits de validation, chacun sait où en est une facture. Will-ip a cadré le projet et formé l’équipe en moins d’un mois. » — DAF, services B2B, ouest lyonnais

Nos conseils pour réussir la bascule

Cartographier vos flux (fournisseurs/clients) et repérer les exceptions.
Standardiser les libellés et référentiels (tiers, centres de coûts) avant l’import.
Automatiser la capture (mail, dépôt réseau, scan) pour toutes les factures.
Sécuriser la signature et l’archivage légal dès le départ.
Former les approbateurs : 30 minutes suffisent si l’UX est claire.

FAQ

Zeendoc est-il un Logiciel de facturation électronique ou une GED ?

Les deux : GED complète avec des fonctionnalités de facturation électronique (capture, validation, export formats structurés, signature, archivage) et préparation à la connexion PDP.

Peut-on continuer à générer un PDF facture électronique ?

Oui, et le PDF reste utile pour la lecture humaine. En parallèle, Zeendoc gère les données structurées exigées par la réglementation.

Quid de la connexion PDP ?

Zeendoc PDP s’inscrit dans le cadre légal. Will-ip valide la cohérence des champs, les formats et les journaux afin que vos messages soient acceptés sans retours.

La signature électronique est-elle intégrée ?

Oui, la Zeendoc signature électronique assure l’intégrité et la traçabilité des pièces, avec horodatage.

Livres blancs & ressources

Nous mettons à disposition des guides pratiques sur la Facturation électronique, la gouvernance documentaire et l’archivage probant. Demandez nos check-lists de cadrage projet et nos modèles de procédures.

Brochures

Recevez une brochure synthétique pour présenter Zeendoc à vos équipes : bénéfices, schémas de flux, prérequis techniques et Formation Zeendoc.

Notre histoire

Will-ip est née à Lyon, au service des entreprises lyonnaises et du Rhône. Notre équipe mêle expertise bureautique, intégration logiciel et conduite du changement. Nous privilégions les projets concrets, mesurables, et un support de proximité.

Nos certifications

Nos consultants sont formés aux bonnes pratiques de sécurité et à l’archivage probant. Nous suivons les référentiels applicables et les évolutions réglementaires liées à la facturation électronique.

Notre démarche RSE

La dématérialisation réduit l’empreinte papier et le transport de documents. Nous poussons des paramétrages sobres : conservation raisonnée, index optimisés, et formations pour limiter les impressions.

Devenir partenaire

Vous êtes cabinet comptable, éditeur ou intégrateur ERP ? Co-construisons des offres : connecteurs, migrations, formation, et accompagnement à la conformité 2026 dans l’écosystème lyonnais.

Aller plus loin

Conclusion

Passer à Zeendoc en 2026, ce n’est pas seulement se conformer : c’est fluidifier votre gestion, réduire les délais de traitement et fiabiliser l’archivage. Avec un accompagnement Will-ip ancré à Lyon et dans l’ouest lyonnais, votre projet reste pragmatique, mesurable et durable. Parlons de vos flux, de vos exceptions, et dessinons un circuit de validation adapté à votre réalité.

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Pourquoi choisir une GED comme Nano by ZEENDOC pour anticiper l’obligation de facturation électronique ?

admin69 — Fri, 06 Jun 2025 08:25:33 +0000

Ce que vous devez savoir sur la réforme de la facturation électronique

À partir de septembre 2026, la facture électronique devient obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA, qu’elles soient TPE, PME ou grandes entreprises. Cette réforme est instaurée par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP). Pour qu’une facture électronique soit conforme, elle doit respecter un support électronique spécifique, contenir les mentions obligatoires et être transmise via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire. Ainsi, pour se mettre en conformité, choisir une solution comme Nano by Zeendoc peut vous aider à effectuer la transition vers le numérique.

Dans cet article, nous allons voir les raisons pour lesquelles vous devriez envisager d’utiliser Nano by Zeendoc ou une autre solution de gestion électronique des documents (GED) pour gérer, archiver, numériser et partager de façon sécurisée vos factures électroniques. De plus, vous bénéficierez d’un accompagnement personnalisé de la part de Will IP pour passer à la facturation électronique.

La facturation électronique, comment cette obligation fonctionne pour les entreprises ?

Dès septembre 2026, les entreprises devront transmettre leurs factures sous un format électronique appelé (Factur-X, UBL, CII). Ces documents passeront par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou le Portail Public de Facturation (PPF), afin de transmettre les informations à l’administration fiscale (DGFiP). Beaucoup d’entreprises adressent leurs factures en PDF par e-mail. Il s’agit d’une pratique simple mais qui sera dès septembre 2026 non conforme aux exigences légales. Ce changement vient bouleverser les habitudes des entreprises. Ainsi, des solutions comme Nano by Zeendoc sont conçues pour accompagner les entreprises, notamment les TPE dans cette transition. De plus, l’expertise de Will IP, vous accompagne vers une gestion numérique plus fluide, conforme et protégée.

Nano by Zeendoc, qu'est-ce que c'est et à quoi ça sert ?

Le logiciel Nano by Zeendoc est une solution GED développée en France pour les TPE. Il permet de gérer, classer, expédier et archiver les factures électroniques des clients et des fournisseurs. Nano by Zeendoc vous permet de gérer jusqu’à 600 factures ou avoirs par an, avec une PDP intégrée et un convertisseur Factur-X, garantissant la conformité avec la réglementation française sur la TVA.

Grâce à deux classeurs distincts et à l’indexation intelligente par l’IA, le traitement des factures clients et fournisseurs est rendu simple et rapide. Nano offre également des outils de collaboration tels que le chat et les post-it, la diffusion multi-canal (PDP, e-mail, Chorus Pro) et la gestion des relances. La plateforme peut être utilisée par jusqu’à 9 utilisateurs pour bénéficier d’un espace partagé et une gestion collaborative. De plus, vous pouvez compter sur un support dédié pour répondre à vos interrogations et vous soutenir. Par la suite, un espace graphique permet de visualiser de manière claire les montants par client et fournisseur.

La GED française possède une interface intuitive, qui permet une prise en main facile et rapide. Les fonctionnalités sont parfaitement adaptées aux besoins des TPE.

Qu'est-ce qu'une facture électronique conforme à la réforme de septembre 2026 ?

Un fichier PDF envoyé par e-mail est moins sécurisé. Pour plus de protection, une facture électronique conforme doit dès l’instauration de la réforme :

Respecter un format imposé (Facture-X, UBL, CII) et reconnu par la DGiP
Intégrer les informations obligatoires d’une facture dans un format précis, dans des champs spécifiques
Permettre aux clients de recevoir des factures électroniques par l’intermédiaire d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou le Portail Public de Facturation (PPF). Celles-ci sont aussi transmises à l’administration fiscale.

La réforme permet aux entreprises françaises d'envoyer leurs factures électroniques en toute légalité et sécurité

En utilisant Nano by Zenndoc, vos factures électroniques sont transmises en toute sécurité, dans le respect total des obligations légales. Les factures sont automatiquement transmises à votre client via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Cette plateforme se charge de contrôler les informations obligatoires comme les mentions liées à la TVA, convertit votre fichier PDF en un format électronique conforme (Factur-X, UBL, CII), puis l’envoi à votre destinataire. De plus, les données de facturation sont automatiquement transmises à l’administration fiscale comme le demande la DGFiP.

Nano by Zeendoc vous permet également un suivi en temps réel de l’état de vos factures (envoyée, reçue, payée), ce qui vous permet de mieux gérer les délais de paiement.

Le fait d’utiliser une plateforme GED vous permet de transmettre vos factures électroniques de façon sécurisée et en adéquation avec la nouvelle réglementation.

Les étapes clés, le cycle de vie de la facture électronique, de l'entreprise au client

Grâce à cette solution GED, vous pouvez suivre toutes les étapes de vos factures clients et fournisseurs. Les documents sont classés automatiquement dans une zone de dépôt, ce qui rend leur recherche plus facile à n’importe quel moment. Ensuite, vous pouvez valider les factures, les envoyer directement depuis la plateforme, et recevoir des alertes de paiements pour mieux suivre les transactions.

Voici les étapes clés de la facturation électronique :

Création de la facture en respectant les critères imposés par la réforme
Extraction et contrôle des informations obligatoires comme la TVA
Conversion de la facture au format électronique conforme
Envoi de la facture via la plateforme PDP au client à l’administration fiscale
Suivi en temps réel de l’état de la facture (envoyée, reçue, payée)

Pourquoi une GED comme Nano by ZEENDOC est adaptée à votre entreprise pour passer des factures PDF aux factures électroniques ?

La facturation électronique possède de nombreux avantages. En utilisant une GED comme Nano by Zeendoc, vous pourrez diminuer les délais de traitement des factures, économiser du temps dans la recherche de vos documents et suivre plus facilement les paiements.

De plus, Nano est une très sécurité, ce qui vous assure la sécurisation de vos documents. Pour vous connecter, vous devez utiliser un protocole HTTPS hautement sécurisé. Toutes vos données sont stockées dans des datacenters 100% français, avec une infrastructure multisite.

En choisissant une GED comme Nano, vous disposez de plus de flexibilité. En effet, la plateforme est accessible 24h/24 et 7j/7, depuis un ordinateur, une tablette ou un téléphone avec l’application Zeendoc

Nano est une plateforme complète, qui vous offre une grande flexibilité et adaptabilité. En effet, la plateforme est accessible 24/24 et 7/7, en utilisant un ordinateur, une tablette ou un téléphone depuis l’application Zeendoc.

À partir de septembre 2026 en France, la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Cela signifie que dès le 1er septembre, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire seront les premières à être soumises à l’obligation d’émettre ces factures. Elles seront suivies par les TPE et PME à partir de septembre 2027. Cette réforme exige que le format soit standardisé et qu’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) reconnue par l’administration fiscale soit utilisée.

Nano by Zeendoc a été développée pour aider les TPE à se lancer dans cette transition. La GED est chargée d’extraire les informations importantes, de les convertir au format électronique réglementaire, de les transmettre à vos clients et à l’administration, puis de les archiver.

En choisissant une GED comme Nano by Zeendoc, vous faites le choix d’une plateforme simple, complète et sécurisée, qui est parfaitement adaptée aux besoins des petites entreprises.

Will IP est à vos côtés pour vous accompagner à chaque étape pour que votre entreprise soit en conformité aux obligations légales pour la gestion de vos factures électroniques.

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La téléphonie IP : Une solution innovante pour l’entreprise moderne

admin69 — Tue, 19 Mar 2024 13:19:38 +0000

La téléphonie IP : Une solution innovante pour l'entreprise moderne

Face à la fermeture programmée des lignes RTC en 2023 et la migration progressive vers la VoIP, la téléphonie IP est devenue une solution incontournable pour les entreprises modernes. Axée sur les nouvelles pratiques professionnelles et permettant une meilleure gestion des coûts, la téléphonie IP entreprise présente de nombreux avantages comme l’illimité des communications, la démocratisation du télétravail et l’amélioration de la productivité.

Réduction des coûts de télécommunications avec Will-IP

L’un des premiers bénéfices concrets de la téléphonie IP pour les entreprise est souvent d’ordre financier. En effet, en choisissant une solution dématérialisée de téléphonie IP entreprise comme celle de Will-IP, votre société peut mieux maitriser ses coûts en évitant :

D’investir dans l’entretien de votre système téléphonique et infrastructure (installation de serveurs, PABX, IPBX ou SIP).
De payer des frais supplémentaires pour appels internationaux.

Une installation simplifiée

Une fois que vous avez choisi votre solution de téléphonie IP, l’installation est rapide et efficace. Votre téléphonie étant désormais entièrement dématérialisée, vous avez accès à vos nouvelles lignes téléphoniques quasiment instantanément. De plus, Will-IP offre de nombreuses ressources ainsi qu’une équipe de support client joignable par email et téléphone pour vous accompagner dans la mise en place de votre solution de téléphonie IP entreprise et garantir une prise en main optimale.

Intégration facile avec d'autres outils professionnels

Il est possible d’intégrer de nombreux outils de bureautique à votre téléphone IP tels que les logiciels CRM ou Helpdesk, permettant ainsi de créer une plateforme complète pour votre activité commerciale et assistance aux clients.Configurez-vous des fonctionnalités VOiP innovantes telles que call center,l’interopérabilité entre plusieurs sites,votre app mobile ,tout ceci adapté sur mesure pour satisfaire vos besoins.

Innovations VoIP : Premiers pas vers une nouvelle ère de communication

La VoIP marque un tournant important dans l’utilisation du téléphone en entreprise, offrant de nombreuses fonctionnalités novatrices.

Cascading calls : Automatisation des appels entrants pour une meilleure gestion des appels manqués.
Click-to-dial : Cliquer sur un numéro pour le composer sans avoir à taper le numéro manuellement.
IVR systems : Optimiser les services clients grâce au système de menu vocal interactif pour diriger l’appelant vers la bonne personne ou le bon service.
Dashboard complet : Suivi et analyse des performances de l’équipe et des individus

Communiquez sans limites

Grâce à la technologie VoIP, les communications nationales et internationales sont illimitées. Les professionnels et les entreprises peuvent ainsi communiquer sans contraintes, peu importe leur localisation géographique ou la durée de leurs appels.

Améliorer la productivité des équipes grâce au télétravail

Après une pandémie mondiale transformant les habitudes de travail, le télétravail est devenu plus populaire que jamais. Les entreprises se tournent donc vers la téléphonie IP, qui leur permet de maintenir le même niveau de performance et de productivité à distance qu’au bureau.

Coupler votre solution de téléphonie IP dans le cloud avec d’autres outils professionnels vous permet également une gestion complète de vos activités depuis une seule interface, où que vous soyez.

La téléphonie IP entreprise Will-IP offre de nombreux avantages aux sociétés modernes cherchant à simplifier leurs communications tout en réduisant leurs coûts. Facile à installer et intégrer avec d’autres outils professionnels, cette solution innovante peut aider à améliorer la productivité et faciliter le télétravail. Ne tardez pas à opter pour la téléphonie IP, elle façonne l’avenir de la communication dans le monde professionnel.

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La facture électronique en France : préparez-vous à la généralisation d’ici 2026

admin69 — Tue, 07 Nov 2023 09:27:46 +0000

L'avènement de la facturation électronique pour les entreprises

La transition vers la facture électronique s’accélère en France et dans le monde entier, poussée par des objectifs de réduction des coûts administratifs, de lutte contre la fraude fiscale et d’amélioration du suivi des transactions. WILL-IP se tient prête pour répondre aux exigences réglementaires concernant la facturation électronique entre entreprises, notamment via plusieurs partenariats solides, une certification ISO 27001 et une compatibilité Secnum Cloud avec PPF.

Définition, caractéristiques et enjeux de la facture électronique

Une facture électronique est un document créé, transmis, reçu et archivé sous format numérique. L’archivage peut être fait via Zeendoc par exemple. Elle doit être différenciée de la simple dématérialisation par numérisation d’une facture papier au format PDF. Les systèmes qui gèrent ces factures doivent garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité du document.

Formats obligatoires pour les factures électroniques

La DGFIP a retenu trois formats pour les factures électroniques :

Factur X et XML UBL/CII, que toutes les entreprises doivent être capables d’émettre et de recevoir, et que les PDPs et PPFs doivent traiter.
CII et UBL, deux formats de fichier XML.
Des variantes d’UBL et d’EDIFACT, échangées entre les PDPs et devant subir une extraction des données requises par le PPF.

Les objectifs de la réforme française et européenne en matière de facturation électronique

La mise en place de la facture électronique a pour but premier d’aider les entreprises à simplifier leur suivi administratif tout en réduisant significativement les coûts de traitement des factures. Par ailleurs, elle vise également à lutter contre la fraude à la TVA, en obligeant les entreprises à utiliser un mode de facturation et des plateformes de dématérialisation contrôlés.

Rôle du portail public de facturation et des plateformes de dématérialisation

Pour faciliter et sécuriser l’émission et la réception des factures électroniques, ainsi que les données de reporting associées, un dispositif a été mis en place avec plusieurs acteurs :

Les prestataires de services accompagnent les entreprises avant et après l’envoi de leurs factures électroniques pour faciliter le processus de transmission des données.
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) sont autorisées à envoyer et recevoir les factures électroniques entre entreprises et à transmettre les données de reporting au Portail Public de Facturation (PPF) pour les entreprises qui les utilisent.
Le Portail Public de Facturation est un système permettant aux entreprises d’envoyer et de recevoir directement leurs factures électroniques ainsi que les données associées auprès de l’administration fiscale.

Note : Le service d’ouverture d’enregistrement des PDP sera disponible à partir de septembre/octobre 2023, une fois que les acteurs concernés auront été validés.

Périmètre de la facturation électronique obligatoire

La prochaine étape pour la généralisation de la facture électronique concerne les relations entre toutes les entités assujetties à la TVA domiciliées en France. De plus, les textes prévoient également la transmission de données électroniques dans certains cas. L’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021 vient clarifier ce périmètre.

Rappel des textes régissant la réforme des formats de facturation électronique

L’ordonnance de septembre 2021 a pour objet la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre entités assujetties à la TVA et la transmission des données de transaction. Elle constitue un support technique complet pour la mise en œuvre du processus tout en respectant les obligations fiscales.

Facture électronique obligatoire pour les relations professionnelles avec le secteur public

Cette étape est déjà effective depuis janvier 2020 pour toutes les entreprises ayant des opérations avec le secteur public. L’utilisation du portail public de facturation est obligatoire pour ces factures électroniques.

Une échéance unique pour l'adoption des factures électroniques en réception

La prochaine étape concerne les relations B2B pour les entités établies en France. Le calendrier prévoit deux types d’échéances, une pour les factures entrantes et une autre pour les sortantes. Quelle que soit la taille de l’entreprise, elle devra être capable d’accepter les factures au format électronique.

Conclusion : Anticipez la généralisation de la facture électronique en 2026

En s’alliant à des partenaires sérieux, WILL-IP se prépare activement à l’avènement de la facturation électronique obligatoire entre entreprises, tant dans le respect des réglementations que dans l’apport de services à valeur ajoutée liés à cette transition incontournable.

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Achat ou la location d’une imprimante professionnelle : que choisir ?

admin69 — Mon, 23 Oct 2023 15:10:58 +0000

Le choix entre l’achat et la location d’une imprimante, copieur ou photocopieur professionnel est un enjeu majeur pour les entreprises. Ces équipements jouent un rôle crucial dans la productivité des employés et la continuité des activités. Cet article vise à mettre en lumière les principaux avantages et inconvénients de chaque option pour vous aider à faire le choix le plus adapté à votre entreprise.
Les critères à prendre en compte pour choisir son imprimante professionnelle
Pour bien choisir son matériel d’impression, il est important de considérer :

Les besoins et contraintes de votre entreprise (volume d’impression, coût, qualité d’impression, etc.)
La technologie et les fonctionnalités offertes par les différents modèles
Les avis impartiaux et conseils d’un distributeur professionnel multimarque

Il est primordial de passer par un distributeur professionnel compétent afin d’obtenir les meilleures réductions, conseils et garanties possibles sur votre équipement d’impression.

Acheter une imprimante professionnelle

Les avantages de l'achat d'une imprimante

Coût généralement inférieur à la location.
Matériel neuf couvert par une garantie d’un ou deux ans.
Indépendance financière (absence d’engagement sur un contrat de location).

Les inconvénients de l'achat d'une imprimante

Forte sortie de trésorerie.
Coût et gestion de la maintenance à prévoir.
Durée de vie limitée (3-4 ans) avec des pannes potentiellement plus fréquentes.
Risque de choisir une imprimante qui ne répond pas aux besoins réels de l’entreprise, sans possibilité d’échange.
Manque de flexibilité face aux évolutions technologiques.

Notez qu’en cas d’achat, l’amortissement du matériel doit être calculé sur sa durée de vie réelle pour obtenir un coût total justifié.

Louer une imprimante professionnelle

Les avantages de la location photocopieur

Budget global déductible en tant que dépense d’exploitation.
Impact positif sur les impôts de l’entreprise.
Aucune sortie de trésorerie importante.
Maitrise du budget grâce au contrat de location incluant le matériel et la maintenance.
Interventions rapides en cas de panne et disponibilité des pièces de rechange.
Possibilité de changer d’équipement en cours de contrat sans risque.
Continuité des activités assurée par les garanties offertes.

Les inconvénients de la location photocopieur

Coût supérieur à l’achat (7-15% en moyenne).
Engagement financier sur la durée du contrat.

Conclusion : acheter ou louer une imprimante professionnelle ?

Pour déterminer si l’achat ou la location d’un photocopieur professionnelle est le meilleur choix pour votre entreprise, il convient de peser les avantages et inconvénients présentés ci-dessus. En général, la flexibilité, le contrôle budgétaire et l’accès aux innovations technologiques sont les principaux atouts de la location photocopieur, ainsi que les avantages fiscaux associés. En revanche, le coût généralement inférieur et l’indépendance financière constituent des arguments en faveur de l’achat d’une imprimante pro.
N’hésitez pas à consulter un expert en imprimantes professionnelles pour obtenir des conseils personnalisés adaptés à vos besoins spécifiques.

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Une armoire Zeendoc, c’est quoi ?

admin69 — Fri, 13 Oct 2023 13:12:07 +0000

L'armoire Zeendoc : optimisez votre gestion de documents numériques et papier

Grâce à l’utilisation de l’armoire Zeendoc, vous pourrez archiver tous vos fichiers numériques et vos documents papier après les avoir scannés. L’armoire Zeendoc s’adapte à toutes les professions et vous permet de gagner du temps tout en améliorant votre productivité. Découvrons ensemble les avantages offerts par cette solution innovante.

Une solution facilement accessible en ligne

Avec l’armoire Zeendoc, nul besoin d’être un génie informatique ou de savoir comment gérer un serveur informatique. Il suffit simplement de se connecter à la plateforme en ligne pour accéder à ses fonctionnalités avancées. Vous n’aurez pas non plus besoin d’un investissement important pour profiter des services proposés par Zeendoc.

La distribution des documents est simplifiée grâce à l’armoire Zeendoc : vous pouvez créer des circuits de validation pour épargner du temps, ou encore partager large diffusion de vos documents via email auprès des personnes disposant des droits appropriés. En outre, l’obtention de liens sécurisés facilitenle partage de multiples documents simultanément.

Préparez-vous aux changements législatifs avec l'armoire Zeendoc

La facturation dématérialisée deviendra bientôt obligatoire pour toutes les entreprises, y compris les PME. Actuellement, cette obligation concerne uniquement les institutions publiques via Chorus Pro. Il est donc important pour les dirigeants de petites et moyennes entreprises de se préparer en amont à ces évolutions législatives.
En adoptant l’armoire Zeendoc, vous bénéficierez d’une solution conforme aux exigences légales. Vous pourrez ainsi gérer vos factures dématérialisées sans crainte de tomber hors-la-loi.

Mieux gérer votre information grâce à l'armoire Zeendoc

L’armoire Zeendoc ne se contente pas d’être un simple système de gestion des documents (DMS) : il s’agit d’un véritable assistant qui vous aide à optimiser la gestion de vos dossiers numériques et papier. Grâce à ses fonctionnalités intelligentes, comme le classement automatique et l’indexation des documents, vous pourrez économiser du temps, de l’énergie et accroître la productivité.

Avec l’année sécurisée Zeendoc, les documents sont enregistrés de manière sûre et fiable. En cas de besoin, vous pourrez retrouver rapidement les fichiers archivés sur la plateforme.

Adaptez votre armoire Zeendoc à votre activité professionnelle

Que vous soyez dirigeant d’une entreprise, artisan ou propriétaire d’une boutique en ligne, l’armoire Zeendoc saura répondre à vos besoins spécifiques et s’adaptera parfaitement à votre domaine d’activité.

Les responsables d’entreprise apprécieront la facilité avec laquelle il est possible d’accéder à l’ensemble des fonctionnalités de l’armoire Zeendoc. En effet, grâce à son interface conviviale et intuitive, vous n’aurez aucun mal à archiver vos documents et à optimiser votre gestion administrative.
Les artisans pourront quant à eux centraliser tous les documents indispensables à leur activité (certifications, devis, factures, etc.) dans une armoire numérique unique. Ainsi, ils auront rapidement accès à leurs archives et gagneront en efficacité.
Les propriétaires de boutiques en ligne, étant souvent confrontés à la gestion de grandes quantités de données (facturation, fiches produits, historique des transactions), trouveront également un allié précieux dans l’armoire Zeendoc qui leur permettra de gérer plus facilement ces informations.

Testez dès aujourd'hui l'armoire Zeendoc pour améliorer la gestion de vos documents !

En conclusion, adopter l’armoire Zeendoc vous offrira de nombreux avantages tels que la simplification de la distribution des documents, la préparation aux futurs changements législatifs relatifs à la dématérialisation, la facilité d’accès à vos archives ou encore l’adaptabilité à votre activité professionnelle. N’hésitez pas à essayer cette solution innovante afin d’améliorer la gestion de vos documents numériques et papier.

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Pourquoi louer un photocopieur ?

admin69 — Fri, 08 Sep 2023 12:26:47 +0000

Dans le monde professionnel d’aujourd’hui, les besoins en matière de productivité et de gestion documentaire ne cessent de croître. Parmi les appareils essentiels pour cela, on trouve les photocopieurs. Alors que l’achat peut représenter une somme d’argent conséquente, la location de copieur se présente comme une alternative économique et pratique. Dans cet article, nous allons mettre en lumière les principaux avantages qu’offre la location d’un photocopieur comme la maintenance, les coûts réduits ou encore le Service Après-Vente (SAV).

La flexibilité offerte par la location

L’une des principales raisons qui amènent les entreprises à opter pour la location d’un photocopieur est la flexibilité. En effet, étant donné le rythme rapide auquel évolue la technologie, il est probable que votre entreprise aura besoin d’appareils plus performants et plus adaptés aux nouveaux besoins au fil du temps.

Avec la location, vous avez la possibilité de changer facilement de matériel selon les exigences de votre activité. Contrairement à l’achat, la location permet de disposer régulièrement des derniers modèles sans avoir à dépenser une somme importante d’argent pour chaque mise à niveau.

Options de location flexible

Location courte durée : idéale pour des événement ponctuels ou des besoins temporaires
Location longue durée : adaptée pour les entreprises ayant des besoins durables et réguliers en matière de photocopie
Leasing : permet de louer un appareil avec l’option d’achat à la fin du contrat

Réduction des coûts grâce à la location de copieur

La question financière est souvent un critère décisif pour les entreprises. La location de copieur présente alors plusieurs avantages économiques :

Pas d’investissement initial important : Acheter un photocopieur neuf peut représenter un coût élevé, surtout pour les petites entreprises ou les start-up. En choisissant la location, vous n’avez pas besoin de débourser une somme conséquente pour acquérir l’appareil.
Maintenance et réparation incluses : Les contrats de location incluent généralement un service de maintenance et de réparation pour l’appareil loué. Vous évitez ainsi des dépenses imprévues liées aux dysfonctionnements ou pannes du photocopieur, tout en assurant son bon fonctionnement.
Consommables inclus : certains contrats proposent également la fourniture de consommables (toners, papiers…) dans le cadre de la location. Cela vous permet de mieux maîtriser votre budget et de faire des économies sur ces postes de dépenses.

Un Service Après-Vente performant et réactif

En cas de problème avec votre photocopieur, il est primordial de pouvoir compter sur un SAV efficace et rapidement disponibles. Les contrats de location incluent souvent des services d’assistance téléphonique et de dépannage sur site pour régler au plus vite les problèmes rencontrés.

En outre, votre fournisseur peut vous proposer des formations pour une meilleure prise en main de l’appareil et de ses fonctions. De cette manière, vous pouvez optimiser l’utilisation de votre photocopieur et réduire les risques de dysfonctionnement dus à une mauvaise manipulation.

Gestion simplifiée du parc de machines

Les entreprises ayant plusieurs photocopieurs à gérer peuvent tirer un avantage significatif de la location. Disposer de divers appareils loués auprès d’un même prestataire permet d’obtenir une gestion centralisée et cohérente de vos équipements. Vous bénéficiez ainsi :

D’une facturation unique et allégée
D’un interlocuteur unique pour la maintenance ou le SAV
D’une facilitation des mises à jour et changements de matériel nécessaires

Impact environnemental réduit grâce à Will-IP

Adopter une démarche écoresponsable est aujourd’hui essentiel pour les entreprises. La location de photocopieur répond à ce besoin en favorisant notamment le recyclage des appareils et des consommables (cartouches de toner).

Le système Will-IP est un élément clé de cette démarche : il s’agit d’un procédé d’impression numérique et responsable qui permet de réduire considérablement la consommation d’encre et de papier, limitant ainsi l’impact sur l’environnement.

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Dématérialisez vos factures et optimisez votre gestion avec Zeendoc

admin69 — Tue, 18 Jul 2023 15:12:56 +0000

La gestion des factures peut être une tâche fastidieuse et chronophage pour les entreprises. Avec l’évolution de la technologie, il est devenu possible de dématérialiser ces documents afin d’en faciliter le traitement et le suivi. Zeendoc, spécialiste de la facturation électronique et de la dématérialisation des factures clients, vous offre une solution pratique et performante pour optimiser votre gestion.

Qu'est-ce que la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures consiste à remplacer les factures papier par leur version numérique. Cela permet non seulement de réduire considérablement le temps consacré à la gestion de ces documents, mais aussi d’en améliorer la traçabilité et la conformité légale. La dématérialisation des factures clients présente également plusieurs avantages en termes d’écologie, de sécurité et de coûts pour les entreprises, quelle que soit leur taille.

Les avantages de la facturation électronique avec Zeendoc

Le gain de temps : en optant pour la facturation électronique, vous réduisez drastiquement le temps consacré au traitement de vos factures, qu’il s’agisse de leur création, de leur envoi ou de leur archivage. Grâce à ZeenDoc, vous pouvez gagner jusqu’à 70% de temps sur ces opérations, ce qui représente un atout majeur pour votre productivité.

Des économies significatives : en dématérialisant vos factures, vous diminuez les coûts liés à leur gestion. Plus besoin d’imprimer, de mettre sous pli ou d’affranchir vos documents : la facturation électronique vous permet de réaliser des économies sur le papier, l’encre et les frais postaux. En outre, ZeenDoc vous propose une solution flexible adaptée à votre entreprise : vous ne payez que pour les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin.

La sécurité et la confidentialité des données

Zeendoc attache une importance particulière à la protection des données de ses clients. Les factures électroniques sont stockées sur des serveurs sécurisés et accessibles uniquement par les utilisateurs autorisés. De plus, grâce au format numérique, les risques de perte, de vol ou de détérioration des documents sont considérablement réduits.

L'écologie et le développement durable

En optant pour la dématérialisation des factures, vous contribuez à réduire l’impact environnemental de votre activité. Réduction de la consommation de papier, diminution des émissions de CO2 liées aux transports, moindre utilisation d’encre et de matériel d’impression… Autant d’éléments qui participent à préserver notre planète.

Comment fonctionne la facturation électronique avec Zeendoc ?

Pour dématérialiser vos factures avec Zeendoc, il vous suffit de suivre quelques étapes simples :

Créez vos factures directement sur la plateforme Zeendoc, en utilisant des modèles personnalisables et en intégrant les informations nécessaires (coordonnées de l’entreprise, numéro de facture, date d’émission, produits ou services facturés, etc.).
Envoyez vos factures électroniques à vos clients par e-mail, avec un lien sécurisé permettant de les consulter et de les télécharger.
Archivez vos factures dématérialisées dans un espace de stockage sécurisé, accessible en ligne à tout moment pour une durée légale de 10 ans.

Zeendoc vous permet également de gérer les relances et les paiements de manière automatisée, ainsi que de suivre l’historique des factures émises et reçues.

La conformité légale de la facturation électronique

La dématérialisation des factures clients est encadrée par la réglementation en vigueur. Pour être considérées comme valables aux yeux de la loi, les factures électroniques doivent respecter certaines conditions :

L’authenticité de l’origine : il doit être possible d’identifier le créateur de la facture sans aucune ambiguïté.
L’intégrité du contenu : les données figurant sur la facture ne doivent pas avoir été modifiées après son émission.
La lisibilité de la facture : tous les éléments inscrits sur la facture doivent être facilement compréhensibles.

ZeenDoc vous garantit la conformité légale de vos factures dématérialisées et vous accompagne pour répondre à toutes les exigences réglementaires en la matière.

Optez pour Zeendoc et simplifiez votre gestion de facturation avev Will-IP !

En choisissant Zeendoc pour dématérialiser vos factures, vous bénéficiez d’une solution clé en main qui optimise votre gestion et vous fait gagner un temps précieux. Alors n’attendez plus pour franchir le pas et offrez-vous les avantages de la facturation électronique avec Zeendoc !

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Pourquoi choisir une solution de téléphonie par internet de type CENTREX comme SPEEK ou RingOver ?

admin69 — Tue, 18 Jul 2023 15:07:30 +0000

La téléphonie par internet, également connue sous le nom de VoIP (Voice over IP), est en plein essor et de plus en plus d’entreprises font le choix de migrer vers cette technologie pour gérer leurs communications. Parmi les nombreuses solutions existantes, les solutions SPEEK et de RIGOVER, se distingue par ses fonctionnalités complètes et adaptées aux besoins des professionnels. Dans cet article, nous vous présentons les principaux avantages de l’utilisation d’une solution de téléphonie par internet comme SPEEK et RingOver : standard sur mesure, statistiques de vos appels et bien d’autres encore.

Un standard téléphonique sur mesure

L’un des premiers atouts de ces solutions SPEEK et RingOver réside dans sa capacité à offrir un standard téléphonique personnalisable qui répond parfaitement aux exigences de votre entreprise. Facile à configurer et à mettre à jour, il vous permet de :

Créer des groupes d’appel pour diriger les appels entrants vers les bonnes personnes ou services
Configurer des horaires d’ouverture et de fermeture du standard, ainsi que des messages d’accueil et de fermeture personnalisés
Mettre en place des renvois d’appel automatiques en cas d’absence ou de non-réponse
Gérer facilement l’ajout et la suppression de numéros et d’utilisateurs

Cette flexibilité et cette modularité facilitent grandement la gestion de vos communications et vous permettent de vous adapter rapidement aux évolutions de votre activité et de vos effectifs.

Des statistiques détaillées pour optimiser vos appels

SPEEK et RingOver vous donne accès à un tableau de bord complet et intuitif qui regroupe toutes les informations relatives à vos appels. Ces données sont précieuses pour analyser la performance de votre entreprise en matière de communication et identifier les axes d’amélioration. Parmi les informations fournies, vous retrouvez notamment :

Le nombre total d’appels entrants et sortants
La répartition des appels par collaborateur, service ou groupe d’appel
Les temps de réponse moyens et les temps d’attente des appelants
Les taux de décroché et d’abandon des appels

Au-delà de ces indicateurs quantitatifs, SPEEK et RingOver vous permettent également d’enregistrer les conversations téléphoniques et de bénéficier ainsi d’un outil d’écoute et d’évaluation qualitatif pour améliorer la qualité du service rendu à vos clients.

Un suivi en temps réel pour une réactivité accrue

Grâce à leurs interfaces en ligne, SPEEK et RingOver vous offrent la possibilité de suivre l’activité téléphonique de votre entreprise en temps réel. Vous pouvez ainsi réagir rapidement en cas de surcharge du standard ou de baisse de la performance de vos équipes en ajustant les paramètres de votre standard (redirections d’appel, groupes d’appel…) et en renforçant la formation de vos collaborateurs si nécessaire.

Une meilleure qualité d'appel grâce à la technologie VoIP

L’utilisation de la VoIP (Voice over IP) permet à SPEEK et RingOver de garantir une qualité d’appel optimale et une réduction des coûts par rapport aux solutions de téléphonie traditionnelles. En effet, les appels passés via internet bénéficient généralement d’une meilleure qualité sonore et sont moins sujets aux interférences et autres désagréments liés à la transmission analogique.

Un service disponible partout dans le monde

La téléphonie par internet a également l’avantage de s’affranchir des frontières géographiques. Vos collaborateurs peuvent ainsi utiliser leur numéro professionnel et accéder à toutes les fonctionnalités du standard téléphonique depuis n’importe quel endroit disposant d’une connexion internet, ce qui facilite grandement le travail à distance et en déplacement.

Une solution évolutive pour s'adapter à votre croissance

Enfin, choisir une solution comme SPEEK ou RingOver, c’est opter pour un outil évolutif qui grandit avec votre entreprise. En effet, il est très simple d’ajouter de nouveaux utilisateurs ou de modifier les paramètres de votre standard au fur et à mesure que vous développez votre activité et vos besoins en communication évoluent.

De plus, SPEEK et RingOver proposent régulièrement de nouvelles fonctionnalités et améliorations de leurs services afin de vous offrir toujours plus de performance et de confort d’utilisation.

En conclusion, adopter une solution de téléphonie par internet comme SPEEK ou RingOver présente de nombreux avantages pour les professionnels souhaitant optimiser leur communication et s’adapter aux enjeux du monde moderne. Entre un standard sur mesure, des statistiques détaillées, une qualité d’appel améliorée et une offre évolutive, il y a fort à parier que la VoIP deviendra rapidement incontournable pour toutes les entreprises.

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Pourquoi opter pour Zeendoc ou une GED pour la gestion de vos documents ?

admin69 — Tue, 18 Jul 2023 14:58:30 +0000

La gestion électronique des documents (GED) est un système permettant de créer, stocker, organiser, partager et archiver les documents numériques d’une entreprise. Il existe plusieurs logiciels de GED sur le marché, tels que Zeendoc, qui offrent diverses fonctionnalités et avantages pour faciliter la gestion des documents. Dans cet article, nous allons explorer les raisons pour lesquelles vous devriez envisager d’utiliser Zeendoc ou une autre GED pour gérer vos documents, notamment en matière d’archivage, de numérisation, de partage de fichiers et de will-ip.

Améliorer l'organisation et la recherche de documents

L’un des principaux avantages de l’utilisation d’une GED comme Zeendoc est la facilitation de la recherche et de l’accès aux informations. Les systèmes de GED permettent généralement de classer les documents par catégorie, sous-catégorie, mots-clés, date de création, auteur et autres critères pertinents. Cela signifie que vous pouvez rapidement et facilement trouver les documents dont vous avez besoin, sans avoir à passer au crible des piles de papier ou des dossiers éparpillés sur votre disque dur.

Trouver des documents dans différentes versions

Avec une GED, il est également possible de retrouver facilement des documents dans leurs différentes versions, ce qui peut s’avérer utile si vous devez consulter l’historique des modifications apportées à un document.

Réduire la consommation de papier et améliorer l'efficacité administrative

En utilisant une GED, vous contribuez à la réduction du papier dans votre entreprise. Non seulement cela est bénéfique pour l’environnement, mais cela permet aussi d’améliorer l’efficacité des tâches administratives en réduisant le temps passé à chercher, imprimer, classer et archiver les documents papier traditionnels.

Économiser de l'espace physique

De plus, la numérisation et le stockage électronique des documents permettent d’économiser de l’espace physique qui serait autrement occupé par des armoires à dossiers et des boîtes d’archives. Cela peut être particulièrement important pour les entreprises disposant d’un espace de bureau limité.

Partager facilement des fichiers avec les collaborateurs

La GED facilite également le partage des fichiers entre les membres de votre équipe, qu’ils soient situés dans le même bureau ou à travers le monde. Les systèmes de GED offrent souvent des fonctionnalités de collaboration en ligne, permettant aux utilisateurs d’accéder, de modifier et de commentaires des documents simultanément, ce qui peut améliorer la communication et la productivité au sein de votre entreprise.

Contrôler l'accès aux documents

De plus, Zeendoc et d’autres logiciels de GED vous permettent de contrôler précisément qui peut accéder à quels documents, en attribuant des droits d’accès et de modification aux utilisateurs en fonction de leur rôle dans l’organisation. Cela garantit la sécurité des informations sensibles et permet de respecter les réglementations en matière de confidentialité et de protection des données.

Assurer un archivage sécurisé et conforme

L’archivage sécurisé des documents est une autre raison importante d’utiliser une GED. Les systèmes de GED offrent généralement des options de stockage crypté et de sauvegarde automatisée pour protéger vos documents contre la perte ou le vol de données. En outre, ils peuvent vous aider à respecter les exigences légales et réglementaires en matière d’archivage des documents, en fournissant des preuves d’audit et en permettant la conservation des documents pendant les périodes requises.

Sauvegarder les documents automatiquement

Il est essentiel de sauvegarder régulièrement vos documents importants pour éviter leur perte en cas de panne informatique, d’erreur humaine ou de catastrophe naturelle. Avec une GED, les sauvegardes peuvent être automatisées, ce qui signifie que vous n’aurez pas à vous soucier de perdre des données importantes.

Faciliter la numérisation des documents et la transition vers le digital

Enfin, utiliser Zeendoc ou une autre GED peut faciliter la numérisation des documents et la transition vers une gestion électronique des documents au sein de votre entreprise. Les logiciels de GED peuvent intégrer des fonctionnalités de numérisation et d’OCR (reconnaissance optique de caractères) pour convertir rapidement les documents papier en fichiers numériques, ce qui vous permet de gagner du temps et de l’énergie par rapport à la numérisation manuelle.

Intégration avec d'autres logiciels et applications

De plus, les systèmes de GED peuvent souvent s’intégrer avec d’autres logiciels et applications que vous utilisez déjà, comme les suites Office, les outils de gestion de projet ou les plateformes de communication. Cela permet une transition en douceur vers une gestion électronique des documents et facilite l’accès aux informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées et mener à bien vos projets.

En résumé, utiliser Zeendoc ou une GED pour gérer vos documents présente de nombreux avantages, notamment en matière d’organisation, de recherche, de partage, d ‘archivage sécurisé et de numérisation. Si vous cherchez à améliorer votre gestion des documents et à tirer pleinement parti des avantages du numérique, il est temps de considérer l’utilisation d’une GED dans votre entreprise avec WILL-IP !

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