Ce que vous devez savoir sur la réforme de la facturation électronique
À partir de septembre 2026, la facture électronique devient obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA, qu’elles soient TPE, PME ou grandes entreprises. Cette réforme est instaurée par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP). Pour qu’une facture électronique soit conforme, elle doit respecter un support électronique spécifique, contenir les mentions obligatoires et être transmise via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire. Ainsi, pour se mettre en conformité, choisir une solution comme Nano by Zeendoc peut vous aider à effectuer la transition vers le numérique.
Dans cet article, nous allons voir les raisons pour lesquelles vous devriez envisager d’utiliser Nano by Zeendoc ou une autre solution de gestion électronique des documents (GED) pour gérer, archiver, numériser et partager de façon sécurisée vos factures électroniques. De plus, vous bénéficierez d’un accompagnement personnalisé de la part de Will IP pour passer à la facturation électronique.
La facturation électronique, comment cette obligation fonctionne pour les entreprises ?
Dès septembre 2026, les entreprises devront transmettre leurs factures sous un format électronique appelé (Factur-X, UBL, CII). Ces documents passeront par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou le Portail Public de Facturation (PPF), afin de transmettre les informations à l’administration fiscale (DGFiP). Beaucoup d’entreprises adressent leurs factures en PDF par e-mail. Il s’agit d’une pratique simple mais qui sera dès septembre 2026 non conforme aux exigences légales. Ce changement vient bouleverser les habitudes des entreprises. Ainsi, des solutions comme Nano by Zeendoc sont conçues pour accompagner les entreprises, notamment les TPE dans cette transition. De plus, l’expertise de Will IP, vous accompagne vers une gestion numérique plus fluide, conforme et protégée.
Nano by Zeendoc, qu'est-ce que c'est et à quoi ça sert ?
Le logiciel Nano by Zeendoc est une solution GED développée en France pour les TPE. Il permet de gérer, classer, expédier et archiver les factures électroniques des clients et des fournisseurs. Nano by Zeendoc vous permet de gérer jusqu’à 600 factures ou avoirs par an, avec une PDP intégrée et un convertisseur Factur-X, garantissant la conformité avec la réglementation française sur la TVA.
Grâce à deux classeurs distincts et à l’indexation intelligente par l’IA, le traitement des factures clients et fournisseurs est rendu simple et rapide. Nano offre également des outils de collaboration tels que le chat et les post-it, la diffusion multi-canal (PDP, e-mail, Chorus Pro) et la gestion des relances. La plateforme peut être utilisée par jusqu’à 9 utilisateurs pour bénéficier d’un espace partagé et une gestion collaborative. De plus, vous pouvez compter sur un support dédié pour répondre à vos interrogations et vous soutenir. Par la suite, un espace graphique permet de visualiser de manière claire les montants par client et fournisseur.
La GED française possède une interface intuitive, qui permet une prise en main facile et rapide. Les fonctionnalités sont parfaitement adaptées aux besoins des TPE.
Qu'est-ce qu'une facture électronique conforme à la réforme de septembre 2026 ?
Un fichier PDF envoyé par e-mail est moins sécurisé. Pour plus de protection, une facture électronique conforme doit dès l’instauration de la réforme :
- Respecter un format imposé (Facture-X, UBL, CII) et reconnu par la DGiP
- Intégrer les informations obligatoires d’une facture dans un format précis, dans des champs spécifiques
- Permettre aux clients de recevoir des factures électroniques par l’intermédiaire d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou le Portail Public de Facturation (PPF). Celles-ci sont aussi transmises à l’administration fiscale.
La réforme permet aux entreprises françaises d'envoyer leurs factures électroniques en toute légalité et sécurité
En utilisant Nano by Zenndoc, vos factures électroniques sont transmises en toute sécurité, dans le respect total des obligations légales. Les factures sont automatiquement transmises à votre client via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Cette plateforme se charge de contrôler les informations obligatoires comme les mentions liées à la TVA, convertit votre fichier PDF en un format électronique conforme (Factur-X, UBL, CII), puis l’envoi à votre destinataire. De plus, les données de facturation sont automatiquement transmises à l’administration fiscale comme le demande la DGFiP.
Nano by Zeendoc vous permet également un suivi en temps réel de l’état de vos factures (envoyée, reçue, payée), ce qui vous permet de mieux gérer les délais de paiement.
Le fait d’utiliser une plateforme GED vous permet de transmettre vos factures électroniques de façon sécurisée et en adéquation avec la nouvelle réglementation.
Les étapes clés, le cycle de vie de la facture électronique, de l'entreprise au client
Grâce à cette solution GED, vous pouvez suivre toutes les étapes de vos factures clients et fournisseurs. Les documents sont classés automatiquement dans une zone de dépôt, ce qui rend leur recherche plus facile à n’importe quel moment. Ensuite, vous pouvez valider les factures, les envoyer directement depuis la plateforme, et recevoir des alertes de paiements pour mieux suivre les transactions.
Voici les étapes clés de la facturation électronique :
- Création de la facture en respectant les critères imposés par la réforme
- Extraction et contrôle des informations obligatoires comme la TVA
- Conversion de la facture au format électronique conforme
- Envoi de la facture via la plateforme PDP au client à l’administration fiscale
- Suivi en temps réel de l’état de la facture (envoyée, reçue, payée)
Pourquoi une GED comme Nano by ZEENDOC est adaptée à votre entreprise pour passer des factures PDF aux factures électroniques ?
La facturation électronique possède de nombreux avantages. En utilisant une GED comme Nano by Zeendoc, vous pourrez diminuer les délais de traitement des factures, économiser du temps dans la recherche de vos documents et suivre plus facilement les paiements.
De plus, Nano est une très sécurité, ce qui vous assure la sécurisation de vos documents. Pour vous connecter, vous devez utiliser un protocole HTTPS hautement sécurisé. Toutes vos données sont stockées dans des datacenters 100% français, avec une infrastructure multisite.
En choisissant une GED comme Nano, vous disposez de plus de flexibilité. En effet, la plateforme est accessible 24h/24 et 7j/7, depuis un ordinateur, une tablette ou un téléphone avec l’application Zeendoc
Nano est une plateforme complète, qui vous offre une grande flexibilité et adaptabilité. En effet, la plateforme est accessible 24/24 et 7/7, en utilisant un ordinateur, une tablette ou un téléphone depuis l’application Zeendoc.
À partir de septembre 2026 en France, la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Cela signifie que dès le 1er septembre, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire seront les premières à être soumises à l’obligation d’émettre ces factures. Elles seront suivies par les TPE et PME à partir de septembre 2027. Cette réforme exige que le format soit standardisé et qu’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) reconnue par l’administration fiscale soit utilisée.
Nano by Zeendoc a été développée pour aider les TPE à se lancer dans cette transition. La GED est chargée d’extraire les informations importantes, de les convertir au format électronique réglementaire, de les transmettre à vos clients et à l’administration, puis de les archiver.
En choisissant une GED comme Nano by Zeendoc, vous faites le choix d’une plateforme simple, complète et sécurisée, qui est parfaitement adaptée aux besoins des petites entreprises.
Will IP est à vos côtés pour vous accompagner à chaque étape pour que votre entreprise soit en conformité aux obligations légales pour la gestion de vos factures électroniques.
