Solutions documentaire - Ged

Pourquoi choisir Zeendoc pour la dématérialisation de vos documents ?

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Dans un monde où la transformation numérique est devenue une nécessité pour les entreprises, il est essentiel de trouver des solutions efficaces et sécurisées pour gérer et partager ses documents. Zeendoc (GED) se positionne comme l’un des leaders du marché dans le domaine de la dématérialisation de documents. Dans cet article, nous allons explorer les principaux avantages de cette plateforme qui a déjà séduit de nombreuses entreprises.

ZEENDOC solution 100% française de GED, données Hébergées en France.

Zeendoc dispose de partenariats sérieux certifiés ISO 27001 et SecNumCloud assurant aux utilisateurs un accès à un service étendu et compatible avec plusieurs plateformes, dont la PPF (future portail public de facturation). Son service d’ouverture d’immatriculation sera ouvert à l’automne 2023, date à laquelle seront validés les acteurs, ce qui lui permettra d’être au rendez-vous en tant qu’opérateur de dématérialisation (OD).

Zeendoc sera capable de réceptionner les factures émises par le client, de transmettre leurs valeurs au PPF ou bien à l’une des plateformes privées de dématérialisation partenaires (PDP), le tout au format requis par l’administration ; de réceptionner les factures des fournisseurs depuis la PPF ou une PDP ; d’obtenir leur état d’avancement et de les archiver dans un espace sécurisé.

Conformes à la réglementation sur la LFE, Zeendoc et ses partenaires PDP proposent de nombreux services à valeur ajoutée : sécuriser ses clients en cas de contrôle (piste d’audit ou signature électronique), accompagner les utilisateurs dans le processus du Procure to Pay avec la comparaison des montants de documents liés, l’export des BAP (bon à payer), la génération de fichiers de virement au format SEPA, ou encore accompagner les utilisateurs sur le recouvrement (relances, suivi) et sur l’obligation d’archivage.

Une solution simple et intuitive pour dématérialiser ses documents

Avec Zeendoc, dématérialiser ses documents devient un jeu d’enfant. En effet, la solution mise en place par Will-ip permet d’importer facilement et rapidement tous types de documents numériques (fichiers PDF, images, e-mails, etc.) grâce à une interface conviviale et ergonomique. Les utilisateurs peuvent également scanner leurs documents papier directement depuis leur imprimante ou scanner compatible, sans avoir besoin de passer par un logiciel tiers.

Organiser et classer ses documents avec efficacité

La plateforme propose des fonctionnalités avancées pour faciliter l’organisation et la classification des documents importés. Grâce à un système de dossiers, sous-dossiers et tags personnalisables, vous pouvez créer une arborescence adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise et retrouver instantanément l’information recherchée. De plus, la recherche de documents est facilitée par un moteur de recherche puissant, capable de détecter les mots-clés présents dans le texte ou les métadonnées.

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Un outil collaboratif pour faciliter le travail en équipe

Zeendoc se distingue également par ses fonctionnalités de collaboration et de partage des documents entre membres d’une même entreprise. Grâce à un système de droits d’accès paramétrable, chaque utilisateur peut consulter, modifier ou supprimer les documents selon son niveau d’autorisation. Les modifications apportées aux documents sont sauvegardées et tracées dans un historique, permettant ainsi de conserver une traçabilité complète des actions effectuées.

Partager ses documents en toute sécurité avec des partenaires externes

En plus du partage entre collaborateurs internes, Zeendoc offre la possibilité de partager des documents avec des contacts extérieurs à l’entreprise (clients, fournisseurs, etc.) via un lien sécurisé et temporaire. Vous pouvez également déterminer les droits d’accès et de modification accordés aux destinataires, assurant ainsi la confidentialité et la protection de vos informations sensibles.

Une plateforme hautement sécurisée pour protéger vos données

La sécurité de vos documents est une préoccupation majeure pour Will-ip, qui a mis en place des dispositifs de protection avancés pour garantir l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité de vos données. La plateforme respecte les normes et réglementations en vigueur en matière de protection des données personnelles, notamment le RGPD.

Sauvegarde et archivage sécurisés de vos documents

Zeendoc assure la sauvegarde régulière de vos documents sur des serveurs sécurisés et propose un service d’archivage électronique conforme aux exigences légales en termes de conservation et de traçabilité. Vous pouvez ainsi conserver sereinement vos documents numériques pour une durée déterminée, tout en ayant la garantie de pouvoir les consulter à tout moment.

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Des fonctionnalités avancées pour optimiser la gestion de vos documents

En plus des options de dématérialisation, de partage et de sécurité, Zeendoc propose diverses fonctionnalités supplémentaires qui facilitent le traitement et l’exploitation de vos documents :

  • Automatisation des processus : La plateforme intègre des outils de gestion automatisée des flux de travail (Workflows) pour simplifier certaines tâches récurrentes, telles que l’approbation ou le suivi de factures.
  • Interopérabilité avec d’autres solutions : Zeendoc est compatible avec un grand nombre de logiciels métiers (ERP, CRM, comptabilité, etc.) et permet d’importer/exporter des données depuis/vers ces solutions grâce à des connecteurs dédiés.
  • Version mobile : Une application mobile est disponible pour accéder à vos documents où que vous soyez, directement depuis votre smartphone ou tablette.

En résumé, Zeendoc est une solution complète et performante pour dématérialiser ses documents, optimiser la collaboration entre collaborateurs et assurer la protection des données sensibles. De nombreuses entreprises ont déjà adopté cette plateforme pour faciliter leur transition vers le numérique et améliorer leurs processus de gestion documentaire.

Zeendoc, une application de gestion des documents unique sur le marché.

Disposez de l’information recherchée en quelques secondes, diffusez et partagez avec vos collaborateurs ou partenaires. Grâce à Zeendoc, simplifiez votre travail au quotidien et gagnez en productivité.

Ne perdez rien, n’oubliez rien

Zeendoc est l’application de gestion et valorisation de l’information qui permet de répondre rapidement et efficacement aux problématiques de l’archivage et du classement des documents dans l’entreprise.

  • Centralisez l’ensemble des informations dans une base documentaire unique
  • Zeendoc analyse et classe automatiquement les documents
  • Zeendoc protège et sécurise vos informations

Passer à la facture électronique !

La facture électronique tend à devenir un enjeu majeur et une obligation légale pour les entreprises. Elle s’insère dans les processus comptables avec, à la clé, une accélération du temps de traitement, des économies réelles et un gain évident en efficacité.

La solution Zeendoc permet de généraliser l’envoi et l’archivage des factures électroniques aux clients en conformité avec la législation en vigueur.
Évoluez avec le contexte légal :

  • La piste d’audit
  • EDI
  • La signature électronique
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En résumé , Zeendoc c'est quoi ?

La gestion documentaire au cœur des PME se réinvente avec Zeendoc, une solution de gestion électronique de documents conçue pour simplifier la facturation, l’archivage et l’export de vos données et les stocker. Avec Zeendoc, automatiser vos processus devient simple, améliorant ainsi votre productivité,votre gestion comptable et optimiser le coût. Ce logiciel, développé par Sages Informatique, respecte le RGPD et se présente comme une solution complète et sécurisée.

En adoptant cette solution SaaS, vous bénéficiez d’un outil puissant pour la gestion documentaire, capable de gérer l’ensemble de vos documents, des factures clients aux factures fournisseurs, en passant par les notes de frais et les bulletins de salaire. La solution de GED Zeendoc (gestion électronique de document) facilite l’envoi de factures clients, la validation de factures fournisseurs, et assure la validation de notes de frais, tout en se conformant à Chorus Pro (collectivité) et à la Loi Macron. Automatisation de vos tâches avec Zeendoc !

Optez pour Zeendoc, c’est choisir de gagner du temps, d’automatiser l’export et l’archivage de vos écritures comptables, tout en améliorant le partage des informations. Une solution de gestion qui promet une amélioration notable de la productivité comptable, grâce à un logiciel conçu pour simplifier chaque aspect de votre gestion électronique de documents.

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