La gestion électronique des documents (GED) est un système permettant de créer, stocker, organiser, partager et archiver les documents numériques d’une entreprise. Il existe plusieurs logiciels de GED sur le marché, tels que Zeendoc, qui offrent diverses fonctionnalités et avantages pour faciliter la gestion des documents. Dans cet article, nous allons explorer les raisons pour lesquelles vous devriez envisager d’utiliser Zeendoc ou une autre GED pour gérer vos documents, notamment en matière d’archivage, de numérisation, de partage de fichiers et de will-ip.
Améliorer l'organisation et la recherche de documents
L’un des principaux avantages de l’utilisation d’une GED comme Zeendoc est la facilitation de la recherche et de l’accès aux informations. Les systèmes de GED permettent généralement de classer les documents par catégorie, sous-catégorie, mots-clés, date de création, auteur et autres critères pertinents. Cela signifie que vous pouvez rapidement et facilement trouver les documents dont vous avez besoin, sans avoir à passer au crible des piles de papier ou des dossiers éparpillés sur votre disque dur.
Trouver des documents dans différentes versions
Avec une GED, il est également possible de retrouver facilement des documents dans leurs différentes versions, ce qui peut s’avérer utile si vous devez consulter l’historique des modifications apportées à un document.
Réduire la consommation de papier et améliorer l'efficacité administrative
En utilisant une GED, vous contribuez à la réduction du papier dans votre entreprise. Non seulement cela est bénéfique pour l’environnement, mais cela permet aussi d’améliorer l’efficacité des tâches administratives en réduisant le temps passé à chercher, imprimer, classer et archiver les documents papier traditionnels.
Économiser de l'espace physique
De plus, la numérisation et le stockage électronique des documents permettent d’économiser de l’espace physique qui serait autrement occupé par des armoires à dossiers et des boîtes d’archives. Cela peut être particulièrement important pour les entreprises disposant d’un espace de bureau limité.
Partager facilement des fichiers avec les collaborateurs
La GED facilite également le partage des fichiers entre les membres de votre équipe, qu’ils soient situés dans le même bureau ou à travers le monde. Les systèmes de GED offrent souvent des fonctionnalités de collaboration en ligne, permettant aux utilisateurs d’accéder, de modifier et de commentaires des documents simultanément, ce qui peut améliorer la communication et la productivité au sein de votre entreprise.
Contrôler l'accès aux documents
De plus, Zeendoc et d’autres logiciels de GED vous permettent de contrôler précisément qui peut accéder à quels documents, en attribuant des droits d’accès et de modification aux utilisateurs en fonction de leur rôle dans l’organisation. Cela garantit la sécurité des informations sensibles et permet de respecter les réglementations en matière de confidentialité et de protection des données.
Assurer un archivage sécurisé et conforme
L’archivage sécurisé des documents est une autre raison importante d’utiliser une GED. Les systèmes de GED offrent généralement des options de stockage crypté et de sauvegarde automatisée pour protéger vos documents contre la perte ou le vol de données. En outre, ils peuvent vous aider à respecter les exigences légales et réglementaires en matière d’archivage des documents, en fournissant des preuves d’audit et en permettant la conservation des documents pendant les périodes requises.
Sauvegarder les documents automatiquement
Il est essentiel de sauvegarder régulièrement vos documents importants pour éviter leur perte en cas de panne informatique, d’erreur humaine ou de catastrophe naturelle. Avec une GED, les sauvegardes peuvent être automatisées, ce qui signifie que vous n’aurez pas à vous soucier de perdre des données importantes.
Faciliter la numérisation des documents et la transition vers le digital
Enfin, utiliser Zeendoc ou une autre GED peut faciliter la numérisation des documents et la transition vers une gestion électronique des documents au sein de votre entreprise. Les logiciels de GED peuvent intégrer des fonctionnalités de numérisation et d’OCR (reconnaissance optique de caractères) pour convertir rapidement les documents papier en fichiers numériques, ce qui vous permet de gagner du temps et de l’énergie par rapport à la numérisation manuelle.
Intégration avec d'autres logiciels et applications
De plus, les systèmes de GED peuvent souvent s’intégrer avec d’autres logiciels et applications que vous utilisez déjà, comme les suites Office, les outils de gestion de projet ou les plateformes de communication. Cela permet une transition en douceur vers une gestion électronique des documents et facilite l’accès aux informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées et mener à bien vos projets.
En résumé, utiliser Zeendoc ou une GED pour gérer vos documents présente de nombreux avantages, notamment en matière d’organisation, de recherche, de partage, d ‘archivage sécurisé et de numérisation. Si vous cherchez à améliorer votre gestion des documents et à tirer pleinement parti des avantages du numérique, il est temps de considérer l’utilisation d’une GED dans votre entreprise avec WILL-IP !
